โปรแกรม E-OFFICE,CRM,โปรแกรมซีอาร์เอ็ม,โปรแกรมเก็บข้อมูลลูกค้า,software CRM,ระบบเก็บข้อมูลลูกค้า
ระบบ E-OFFICE : สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์,ระบบCRM,ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิส์ (paperless)
Image 

          ระบบ E-OFFICE เป็นโปรแกรม สำหรับบริหารงานในองค์กร,บริษัท  online ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต หรือ Network Intranet  ที่รวมระบบ CRMไว้ เป็น สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์   ทำให้ได้ ระบบการจัดการงานในสำนักงาน ที่มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ผู้บริหารเห็นข้อมูลทุกส่วน เรียกดูเอกสารได้ทุกประเภทออนไลน์  realtime  มีระบบเก็บข้อมูลลูกค้าลงฐานข้อมูล integrateระบบงานทุกแผนก บนฐานข้อมูลเดียวกัน ระบบงานเอกสารขาย-ซื้อ มีระบบอนุมัติเอกสารก่อนนำไปใช้งาน ,สั่งงานพนักงานผ่านระบบปฏิทินงาน หรือ  ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ส่งเอกสาร หนังสือ พร้อมระบบเซ็นรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ประหยัดกระดาษ (paperless) ลดค่าใช้จ่ายในองค์กร

        : ลิขสิทธิ์ และ พัฒนาโปรแกรม โดย บริษัท อีออฟฟิศออนไลน์ จำกัด
        : ความเป็นมา
        : ตัวอย่างการเซ็นชื่อ และ การลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Paperless

 

รายละเอียดเพิ่มเติม : http://www.e-office.in.th/

 

ระบบ อีออฟฟิศ ออนไลน์ ประกอบด้วย Feature All in one ดังนี้

 

Image ระบบเก็บข้อมูลลูกค้า 
สร้างข้อมูลได้ 3 ระดับคือ
1.Group -จัดกลุ่มของรายชื่อบริษัทลูกค้า เช่น ลูกค้าใหม่,ลูกค้าเก่า
2.รายชื่อองค์กร/บริษัท -จะสามารถ ใส่ ข้อมูลติดต่อ แผนที่ จัดเก็บไฟล์งานจากการ Scan หรือ ภาพถ่าย ฯลฯ ได้ครบถ้วนไม่จำกัดจำนวน  มี remark Note สามารถทำให้ค้นหาข้อมูลได้สะดวก รวดเร็ว
3.รายชื่อผู้ติดต่อ- สามารถเพิ่มข้อมูลผู้ติดต่อได้หลายคน ใน 1 บริษัท ส่ง sms ได้ทันที 
มีระบบบันทึกข้อมูลการติดต่อของลูกค้า  ทราบประวัติย้อนหลัง วันเวลาการโทรเข้ามา และ รายละเอียดความต้องการของลูกค้าแต่ละราย  สามารถค้นหาย้อนหลังเฉพาะลูกค้ารายที่ต้องการได้ หรือสรุปเป็นรายการบันทึกการติดต่อ ทั้งหมด ให้ทราบว่า วันนี้มีลูกค้ารายใดติดต่อเข้ามาเรื่องอะไรบ้าง

 

Image ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์  (Paperless )
มีระบบ การส่งเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์  โดยสามารถกำหนดประเภทได้   เช่น หนังสือเวียน,คำสั่ง, มีระบบการเซ็นรับหนังสือ แบบอิเลคทรอนิกส์  มีstatus ของหนังสือให้ทราบว่า หนังสือที่ส่ง ค้างอยู่ที่ผู้ใด รอความเห็น ผู้รับหนังสือสามารถลงนาม+ความเห็นตามลำดับชั้น ส่งต่อให้ผู้มีอำนาจลงนามได้, สร้างแบบฟอร์มหนังสือให้ผู้ใช้งาน Download มาใช้ได้
เหมาะกับระบบงานภายในองค์กร เช่น การลา,การขอเบิกอุปกรณ์ การออกหนังสือเวียนให้ลงนามรับทราบ
             ส่งเอกสารให้ผู้มีอำนาจอนุมัติออนไลน์ หรือ การแจ้งเรื่องเพื่อทราบให้พนักงานเซ็นรับทราบออนไลน์ ประหยัดกระดาษและบุคลากร มีทะเบียนรับส่งหนังสือ ค้นหาหนังสือที่ส่ง และ ติดตาม หนังสือที่ส่งได้ว่า เดินทางถึงผู้ใด สถานนะ เปิดอ่าน ลงนามรับทราบ หรือ มีความเห็นสั่งการอย่างไร

Image ระบบปฏิทินงานออนไลน์
นัดหมาย สั่งงาน เป็นรายบุคคล หรือ ทั้งแผนก หรือทั้งองค์กร  มีหลักฐานการสั่งงานชัดเจน   มีระบบ report ,สามารถกำหนดสิทธิในการมองเห็นข้อมูล ระดับ บุคคล หรือ ทั้งแผนก หรือ ทั้งองค์กร และ กำหนดให้ผู้บันทึกหรือสร้างข้อมูลเท่านั้นที่สามารถแก้ไขข้อมูลที่สร้างไว้ในปฏิทินได้  จัดระบบงานนัดหมาย ที่ต้องดำเนินการ ขององค์กรได้ชัดเจน

Image ระบบจัดเก็บไฟล์
เก็บไฟล์งานทุกประเภท  เอกสารของลูกค้า ไฟล์Scan สัญญา รูปแผนที่ ต่างๆ เข้าตามรายชื่อของลูกค้า ไม่จำกัดจำนวน สามารถค้นหาได้สะดวก จากชื่อไฟล์หรือชื่อลูกค้าที่เก็บไว้ สามารถเป็นระบบจัดการเอกสารของลูกค้า จำนวนมากได้ มีระบบจัดกลุ่มเอกสาร สะดวกในการค้นหา

Image ระบบ Support สินค้าบริการหลังการขาย 
บันทึกข้อมูลประวัติการโทรเข้ามาติดต่อ หรือ การแจ้งปัญหาเกี่ยวกับสินค้า ในเมนู Support แยกออก ชัดเจน กรณี องค์กร แยกเก็บข้อมูล Support เกี่ยวกับ สินค้า  จัดเก็บข้อมูลออนไลน์  แสดงรายละเอียด ตามวันที่ หรือ ตามรายชื่อลูกค้า ให้ฝ่ายบริหารทราบทันที

 

Image ระบบ Knowledge Base 
สามารถสร้าง Knowledge Base ซึ่งเป็นระบบช่วยเหลือของพนักงาน call support สร้างบทความต่างๆ ให้พนักงานเข้ามาค้นหาข้อมูล เช่น คำถามที่ถามบ่อย หรือ ต้องการให้พนักงานตอบคำถามเช่นใดในเรื่องที่กำหนด ก็ สามารถ สร้างคำถามและคำตอบไว้ ให้ พนักงานค้นหาได้ มีระบบเก็บ ข้อมูลคำค้น(keyword) ของพนักงานที่ค้นหาไม่พบ ได้ เพื่อวิเคราะห์และ เพิ่มข้อมูลช่วยเหลือได้ถูกต้อง

Image ระบบเอกสาร ออนไลน์
เอกสารเป็น PDF มาตรฐาน การออกเอกสารต่อเนื่องทำได้ง่าย  มีหมายเลขอ้างอิงว่าออกจากเอกสารใด มีระบบ approve เอกสาร ค้นหาเอกสารทำได้ง่าย จาก หมายเลขเอกสาร หรือ รายชื่อลูกค้า
มีระบบผังเอกสาร  ผู้บริหารมองเห็นเอกสารทั้งองค์กร ทราบว่า แต่ละวันมีเอกสารใดออกบ้าง สรุป เอกสารเป็นประเภท หรือ เรียกดูเอกสารของลูกค้าแต่ละรายได้  
 ใบส่งสินค้าใดยังไม่วางบิล,ใบวางบิลใดยังไม่ออกใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี เมื่ออกใบกำกับภาษีแล้ว  ทราบความเคลื่อนไหวทางเอกสาร realtime  การออกเอกสารซื้อ เอกสารขาย จะมีระบบ Approve เอกสารก่อน นำไปใช้ โดย พนักงานที่กำหนดให้มีสิทธิ อนุมัติเอกสารได้

Image ระบบจัดการสินค้า 
จัดเก็บข้อมูลสินค้า3 ระดับ เป็น 1.หมวดหมู่ 2.กลุ่ม 3.รายละเอียดสินค้า (ชื่อ,คำอธิบายสินค้า,remark,ราคา,รูปภาพสินค้า) ครบถ้วน ฝ่ายขาย สามารถเรียกข้อมูลสินค้าจากฐานข้อมูล จัดทำใบเสนอราคา ได้ทันทีไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ค้นหารายการสินค้าได้ จากชื่อ ประเภท หรือ กลุ่มของสินค้า

 

 

Image ระบบขาย 
ออกใบเสนอราคาออนไลน์ เลือกสินค้าจากฐานข้อมูล มีระบบอนุมัติเอกสารจากผู้ตรวจสอบออนไลน์ ,ออกใบส่งสินค้า,ใบวางบิลแจ้งหนี้ ,ใบเสร็จรับเงิน,ใบกำกับภาษี อัตโนมัติ ตามลำดับ ติดตามงานขาย หรือค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว มีผังเอกสารทราบได้ว่าเอกสารใด สร้างจากเอกสารเลขที่เท่าใด  มีรายงานสรุป แยกเป็นประเภทสินค้า จากใบกำกับภาษี และ บิลเงินสด โดยแยกเป็นรายการ ว่ามีการจำหน่ายสินค้ารายการใดไปเท่าใด


 

 Image ระบบจัดซื้อ
เก็บข้อมูลคู่ค้า vendor Supplyer เข้าฐานข้อมูล ดูประวัติคู่ค้า  ออกเอกสารใบสั่งซื้อสินค้า เสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ   และ มีรายงานสรุปแยกเป็น 1.รายการสินค้าที่จัดซื้อเป็นรายการ หรือ 2.แสดงตามPOได้ และ3.แสดงตาม vendor ได้ ทราบ ประวัติการซื้อสินค้า ตามรายการ และตามPO

 

 

Image ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์,จองห้องประชุม,รถยนต์ Resource 
มีระบบจองห้องประชุม / จองรถยนต์ หรือ จองทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน  online  มีระบบปฏิทินการใช้งาน  เก็บประวัติการขอใช้ ผู้ขอใช้ online   มีระบบอนุมัติให้ใช้จากผู้รับผิดชอบ และตรวจสอบการทับซ้อนเวลากันให้อัตโนมัติ ถ้า มีการอนุมัติให้ใช้แล้ว อนุมัติซ้ำ ในช่วงเวลาเกียวกันไม่ได้   เก็บประวัติการใช้งานทรัพย์สินขององค์กร

 

Image ระบบส่งSMS   
สามารถส่ง SMS ตามที่กำหนด ทีละราย หรือเป็นกลุ่ม หรือทั้งหมด จากฐานข้อมูล ทันที ส่งข้อมูลจำนวนมากภายในเวลารวดเร็ว หรือสามารถตั้งเวลาส่ง เพื่อแจ้งโปรโมชั่น หรือขอบคุณลูกค้า หรือเพื่อประสานงานภายในองค์กร หรือ นัดหมาย แจ้งข่าวสาร ถึงลูกค้า (SMS เกินจากฟรีในPackage ข้อความละ 60 สต.)

Image การจัดการระบบ
สามารถกำหนดสิทธิของพนักงานแต่ละคน ให้เข้าใช้ระบบได้ ในเมนูตามที่ admin กำหนดให้ได้อิสระตาม User เช่นกำหนดให้เข้าใช้ระบบ ได้ วันจันทร์ ถึงเสาร์ ช่วงเวลา 08.30-18.00 เป็นต้น และ การลบข้อมูลต่างๆ ต้องมี password พิเศษ เฉพาะเมนูที่กำหนดเท่านั้น ทำให้สามารถป้องกันปัญหาการทุจริต ลบเอกสาร หรือข้อมูล ต่างๆ ได้